Start op tijd met verplichte E-facturatie

Wat houdt E-facturatie in?

E-facturatie is de volledig elektronische uitwisseling van factuurgegevens tussen bedrijven. Een pdf- of Excel-bestand volstaat niet, omdat deze niet voldoen aan de E-facturatiestandaarden. Een echte E-factuur is een gestructureerd elektronisch document (zoals een XML- of UBL-bestand), waardoor het automatisch en foutloos kan worden verwerkt door boekhoudsoftware. In België verloopt dit proces via het PEPPOL-netwerk (*), een veilig en gestandaardiseerd Europees uitwisselingssysteem.

Voordelen van E-facturatie

De overstap naar E-facturatie biedt tal van voordelen:

• Snellere verwerking: geen manuele invoer meer, waardoor facturen sneller verwerkt en betaald worden.
• Efficiënter financieel beheer: beter overzicht van inkomende en uitgaande facturen.
• Minder fouten: automatische herkenning van gegevens verkleint de kans op fouten.
• Veilig en betrouwbaar: verhoogde bescherming tegen fraude en verlies.
• Duurzaam: geen papier en geen transport nodig.
• Lagere kosten: minder administratie en lagere opslag- en printkosten.
• Uniforme processen: PEPPOL vergemakkelijkt communicatie tussen verschillende partijen vergemakkelijkt.
• Internationale toepasbaarheid: PEPPOL is ideaal voor bedrijven die zakendoen over de landsgrenzen heen.
• Klaar voor de toekomst: zodra je bedrijf e-facturen kan ontvangen en verzenden, ben je direct klaar om met alle klanten en leveranciers digitaal samen te werken.

Hoe start je met E-facturatie?

De implementatie van E-facturatie vraagt een aantal voorbereidingen:

• Controleer je software: veel boekhoudprogramma’s ondersteunen E-facturatie al. Contacteer je softwareleverancier om te checken of je systeem compatibel is met PEPPOL, het Europese netwerk voor e-facturen.
• Overleg met je boekhouder: hij of zij kan je adviseren over de beste manier om de overstap te maken.

Gebruik je nog geen software en heb je geen vaste boekhouder, gebruik de gratis overheidsplatformen als noodoplossing:

• Mercurius (https://mercurius.belgium.be): een centrale hub die bedrijven helpt om e-facturen uit te wisselen.
• Hermes (https://hermes-belgium.be): speciaal ontworpen voor KMO’s die (nog) geen geautomatiseerd facturatiesysteem hebben.

Beide systemen zijn eigenlijk een handmatige overzetting, dus zeker geen blijvende oplossing.

Uitdagingen bij de overstap

Hoewel E-facturatie veel voordelen biedt, kan de overgang uitdagingen met zich meebrengen:

• Technische aanpassingen: software moet compatibel zijn met het PEPPOL-netwerk en XML-formaat ondersteunen.
• Opleiding van personeel: medewerkers moeten wennen aan nieuwe facturatieprocessen en systemen.
• Integratie met bestaande systemen: mogelijk zijn updates of extra modules nodig in de huidige boekhoudsoftware.
• Samenwerking met leveranciers en klanten: alle partijen moeten overschakelen naar een digitaal facturatiesysteem.

Voorbereiden op e-facturatie

Naast de juridische verplichting is het gebruik van e-facturatie een waardevolle kans omdat het de efficiëntie verhoogt, en de ondernemers en medewerkers zich meer kunnen richten op waardevolle werkzaamheden. Hoe u voor te bereiden hangt af van uw huidige situatie, m.a.w. hoe u vandaag factureert en welke software u daarvoor gebruikt.

1. Externe facturatiesoftware

In samenwerking met AGORIA (technologiebedrijven) werkt de overheid aan een lijst met de conforme softwareoplossingen die beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vindt u die op de website https://efactuur.belgium.be/nl. Staat uw huidige software niet in de lijst? Wees niet ongerust. Heel wat aanbieders werken immers nog aan dergelijke oplossingen. De lijst zal de komende maanden zeker nog groeien. U kunt ook zelf vragen aan uw softwareleverancier of de tool die u vandaag gebruikt al in staat is om (Peppol) e-facturen te verzenden en te ontvangen, of plannen heeft om dat mogelijk te maken. Uw softwareleverancier kan een aanvraag tot publicatie indienen. Van zodra uw software toelaat om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen via Peppol, bent u klaar om het volume aan gestructureerde elektronische facturen te laten toenemen:

2. ERP-systeem

Idem als hierboven.

3. Facturen in Word/Excel

U hebt software nodig die erop voorzien is om te werken via het PEPPOL-netwerk. De voorbije jaren zijn er tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Of u veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig binnenkomende facturen: voor elk bedrijf is er een geschikte optie.

De eerste stap is nagaan hoever u wil gaan in de digitalisering van uw bedrijf. Wilt u zich beperken tot de wettelijke verplichting, en kiezen voor een basisoplossing? Of wil u ook andere processen, naast het facturatieproces, betrekken? Denk bijvoorbeeld aan het orderproces, betalingsproces, boekhoudproces … Het resultaat van die oefening zal bepalen wat voor u een geschikte toepassing is. Een aantal functionaliteiten van beschikbare toepassingen gaan immers verder dan de wettelijke verplichting, maar kunnen zichzelf terugverdienen, als u rekening houdt met de huidige kostprijs van die activiteiten. Ze gaan verder dan het facturatieproces, maar hebben betrekking op andere processen zoals:

• Automatisch betalingsherinneringen als facturen onbetaald blijven.
• Automatisch factureren volgens bepaalde periodiciteit.
• Opmaak en opvolging van offertes.
• Opmaak en opvolging van bestelbonnen.
• Opmaak en opvolging van leveringsbonnen.
• Boekingsvoorstel.
• Integratie met de boekhouding.
• …

De overheid stelt een lijst ter beschikking als dienstverlening om eindgebruikers te helpen bij de zoektocht naar de meest geschikte oplossing. De overheid beveelt geen specifiek product of softwareleverancier aan. Van zodra de software toelaat om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen via PEPPOL, bent u klaar.

4. Een externe accountant

Als u voor uw facturatie beroep doet op een accountant, stemt u best af met uw accountant wat in uw situatie de meest geschikte toepassing is.

Als je als leverancier facturen verstuurt naar je klanten

Als je als leverancier facturen verstuurt naar je klanten

Als je als klant facturen ontvangt van je leveranciers

Als je als klant facturen ontvangt van je leveranciers

Factureren voor particulieren

De e-invoice-verplichting geldt niet voor uitgaande facturen aan particuliere klanten, maar wel voor uw binnenkomende facturen van uw leveranciers. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen 1 januari 2026, anders kunt u geen gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers ontvangen.

Fiscale voordelen en compensatie van de overheid

De Belgische overheid ondersteunt bedrijven bij de overstap naar E-facturatie met fiscale voordelen. KMO’s en zelfstandigen kunnen investeringsaftrek krijgen voor software die E-facturatie mogelijk maakt. Ook kunnen bepaalde digitaliseringsprojecten in aanmerking komen voor subsidies.

Daarnaast geldt er een tijdelijke belastingaftrek van 120% op bedrijfsuitgaven voor E-facturatie. Dit geldt voor zowel KMO’s als grote bedrijven en loopt van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027. Aangezien facturen verplicht in een XML-formaat moeten worden verzonden, is dit een belangrijke stimulans om tijdig over te schakelen naar PEPPOL. Profiteer van dit voordeel zolang het nog kan!

Wacht niet te lang!

E-facturatie wordt niet enkel een wettelijke verplichting, maar het biedt ook heel wat voordelen op het vlak van efficiëntie, snelheid en kostenbesparing. Begin dus nu al met de voorbereidingen en vermijd last minute stress in 2026.

(*) Wat is PEPPOL?

PEPPOL ((Pan-European Public Procurement OnLine) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om via een uniforme standaard elektronische documenten uit te wisselen. Het systeem is ontworpen om internationale zakelijke transacties eenvoudiger en efficiënter te maken door het gebruik van een gestandaardiseerde infrastructuur. PEPPOL wordt wereldwijd steeds vaker ingezet, vooral omdat veel landen elektronische facturatie verplicht stellen in de publieke sector.

Componenten:

• PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications): standaardformaat voor het uitwisselen van documenten, zoals e-facturen.
• Access Points: toegangspunten tot het PEPPOL-netwerk, vergelijkbaar met een digitale postbode.
• SMP (Service Metadata Publisher): directory waarmee bedrijven elkaar kunnen vinden binnen het PEPPOL-netwerk.